澳门在线威尼斯网址档案管理办法(试行)

发布人:党政办公室     来源部门:党政办公室     浏览次数:2879     时间:2017-10-26


为规范学院档案管理工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合我院实际,特制定本办法。

一、归档范围

1.凡本单位在工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。(详见附件1

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(光盘、照片等)。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本,随纸质文件材料一同归档。

3.以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、归档要求

1.各单位要切实加强对本单位归档工作的管理,兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

3.重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

4.归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。

5.归档材料必须完整,各单位档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。

6.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式3份)

三、归档程序

1归档验收。档案移交时,交接双方当面检查,档案室工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。

2移交手续。归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交(接收)目录表(详见附件2,目录表一式2份,交接双方签字并加盖所在单位印章后,归档单位留存1份,档案室留存1份备查。

3归档时间。学院、各单位在每年3月中旬、10月中旬将学期产生的文件材料归档。

四、档案管理

1.档案管理员收到档案后,先予以分类,按日期先后逐件排列。

2.档案管理员将收到的档案按时间顺序编写目录,作为档案扉页,以便查阅。

3.档案管理员每学期归档工作结束后,统计现存档案情况、数量,报主管院领导审阅。

、档案调阅制度

1档案资料属于学院内部限级文件,未经许可不得调阅、外借、外传。

2本院各单位因工作需要调阅档案,需办理“澳门在线威尼斯网址档案调(查)阅申请单”(详见附件3

3借阅档案者,不得在文件上圈划、涂改或增删内容,只允许借阅本单位存档材料

    4借阅档案期限不得超过3天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

    5档案管理人员,对归还的档案应详细检查,核对无误后,办理注销。如发现有损坏,丢失等情况,应立即追查,并报有关部门及时查处。

、其他

1根据国家法规和行业规章,档案都具有一定保管期限,超过保管期限的档案实体可予以销毁。电子档案,超过保管期限的,可予以删除。

2档案实体销毁、电子档案删除据需由档案管理人员填写“澳门在线威尼斯网址超期档案销毁申请单”(详见附件4,经由立卷部门领导签字、院长办公室主任审核、院长批准后方可销毁或删除。

 

1澳门在线威尼斯网址档案基本归档范围及保管期限表

 2档案移交(接收)清单

 3澳门在线威尼斯网址档案调(查)阅申请单 

 4. 澳门在线威尼斯网址超期档案销毁申请单

 

                             


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                 2016年126日   

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